Informativa sulla protezione dei dati personali

per il Registro delle imprese

La presente informativa sulla privacy fornisce informazioni ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito denominato "GDPR"), del paragrafo [§] 25 della legge sulla protezione dei dati e della privacy nelle telecomunicazioni e nei servizi digitali (di seguito denominata "TDDDG") e di altre disposizioni di legge sulla protezione dei dati relative al trattamento dei dati personali nel Registro delle imprese e sulla consultazione del nostro sito web.

1. Denominazione dell'attività di trattamento

Il trattamento dei dati personali avviene nell'ambito dell'adempimento dei compiti previsti dalla legge e della fornitura di informazioni, contenuti e servizi del Registro delle imprese e comprende in particolare la gestione e la preparazione del registro, la creazione della possibilità di funzioni di consultazione e di ricerca pubbliche nonché ulteriori offerte e procedure che richiedono una previa identificazione o registrazione.

Inoltre, i dati personali vengono trattati per fornire i servizi del Registro delle imprese, in particolare l'esecuzione, la ricezione e la presentazione elettronica di documenti soggetti a divulgazione nonché la fornitura di ulteriori servizi relativi al registro, in parte a pagamento. Tali trattamenti vengono effettuati sulla base delle disposizioni di legge pertinenti del Codice commerciale tedesco (di seguito denominato "HGB") e del Regolamento sul Registro delle imprese (di seguito denominato "URV") e possono essere effettuati attraverso diversi canali di comunicazione e accesso, in particolare anche per via elettronica.

2. Responsabile

Bundesanzeiger Verlag GmbH
Amsterdamer Str. 192
50735 Köln (Germania)

Tel.: +49 (0)221 / 97668-0
Fax: +49 (0)221 / 97668-278
E-mail: service@bundesanzeiger.de

3. Finalità e fondamenti giuridici del trattamento dei dati

3.1. Finalità del trattamento

3.1.1. Gestione del Registro delle imprese / assolvimento di compiti pubblici

Trattiamo i dati personali al fine di verificare, elaborare e documentare correttamente le operazioni nell'ambito della gestione del Registro delle imprese. Ciò comprende in particolare l'assegnazione delle operazioni alle persone o alle organizzazioni interessate, la comunicazione durante la procedura (ad es. per richieste di chiarimenti e informazioni sullo stato e sulla procedura) e la garanzia di un trattamento coerente, per evitare ad esempio registrazioni multiple.

3.1.2. Assolvimento di altri obblighi di legge

Trattiamo inoltre i dati personali nella misura necessaria per assolvere agli obblighi di legge. Ciò include in particolare gli obblighi di conservazione e documentazione previsti dalla legge nonché il trattamento ai fini del rispetto e dell'adempimento dei requisiti di protezione dei dati previsti dalla legge, ad esempio nel trattamento delle richieste degli interessati e nella realizzazione dei relativi diritti previsti dal GDPR.

3.2. Fondamenti giuridici del trattamento

La base giuridica del trattamento dei dati è costituita dall'art. 6, comma 1, lett. e) GDPR in combinato disposto con il § [paragrafo] 9a, comma 1 HGB [Codice commerciale tedesco] e il § 1 del Regolamento sul trasferimento della gestione del Registro delle imprese (denominato di seguito "eBAnzV") in combinato disposto con l'URV.

4. Destinatari o categorie di destinatari

4.1. In primo luogo, i dati personali vengono trasmessi a destinatari interni. Si tratta delle unità organizzative competenti che elaborano tecnicamente le operazioni nel Registro delle imprese nonché dei settori che, nella misura in cui è necessario, sono incaricati del funzionamento tecnico, dell'amministrazione, dell'assistenza e della sicurezza informatica.

4.2. Uno degli scopi principali del Registro delle imprese è quello di rendere accessibili al pubblico le informazioni sulle imprese e sui registri previste dalla legge. In questo contesto, i dati personali che fanno parte dei contenuti del registro soggetti a obbligo di pubblicazione sono resi disponibili al pubblico nel rispetto delle disposizioni di legge e possono essere consultati, scaricati e utilizzati da chiunque. La divulgazione al pubblico avviene esclusivamente sulla base delle disposizioni di legge applicabili in materia di registri e si limita ai contenuti e alle categorie di dati ivi previsti.

4.3. I dati personali possono inoltre essere trasmessi a responsabili del trattamento da noi incaricati che trattano i dati esclusivamente in base alle nostre istruzioni (art. 28 GDPR). Si tratta in particolare di fornitori di servizi informatici per l'hosting, il funzionamento, la manutenzione e l'assistenza e, se previsto, di fornitori di servizi per la verifica dell'identità (ad es. una procedura di identificazione video/online).

4.4. A seconda del metodo di pagamento selezionato, i dati necessari per l'esecuzione della transazione di pagamento vengono trasmessi ai fornitori di servizi di pagamento o di verifica incaricati, che trattano i dati con loro responsabilità ed esclusivamente per l'elaborazione o la verifica tecnica del pagamento. L'ulteriore fatturazione ed elaborazione avviene, se del caso, all'interno dei nostri sistemi.

4.5. Il fondamento giuridico del trattamento è l'art. 6, comma 1, frase 1, lett. e) GDPR in combinato disposto con il § 9a HGB [Codice commerciale tedesco].

5. Trasferimento verso paesi terzi

I dati personali vengono da noi trattati esclusivamente all'interno dell'Unione Europea.

Se persone con sede o residenza in un paese terzo accedono a informazioni del registro nell'ambito di un uso del Registro delle imprese previsto dalla legge, questo può costituire una divulgazione di dati personali in un paese terzo.

La divulgazione avviene esclusivamente sulla base delle relative disposizioni di legge vigenti in materia di accesso e utilizzo del Registro delle imprese.

6. Durata di conservazione dei dati

I vostri dati personali saranno conservati solo per il tempo necessario al raggiungimento delle finalità sopra indicate o per il tempo ulteriore richiesto dai termini di archiviazione.

7. Tipo e fonte dei dati personali

7.1. Provenienza dei dati

I dati personali possono provenire, oltre che da una rilevazione diretta da parte vostra, anche dalle seguenti fonti:

a)  dati trasmessi da imprese soggette ad obbligo di pubblicazione nell’ambito della pubblicazione

b)  dati tratti dal Registro delle imprese o delle cooperative

c)  dati provenienti dalle iscrizioni

d) dati di comunicazione derivanti da contatti volontari con le parti interessate

Il fondamento giuridico è costituito dall'art. 6, comma 1, frase 1, lett. e) GDPR in combinato disposto con il § 9a, comma 1 HGB e § 1 dell'eBAnzV in combinato disposto con il § 1 dell'URV.

7.2. Messa a disposizione del sito web e creazione di logfile

Quando si accede per la prima volta al sito web del Registro delle imprese e si naviga al suo interno, vengono raccolti i seguenti dati personali ai fini di analisi degli errori e del funzionamento (troubleshooting) o di sicurezza informatica e rilevamento degli attacchi.

• indirizzo IP
• data e ora della consultazione (timestamp)
• dettagli della richiesta e indirizzo di destinazione (versione del protocollo, metodo HTTP, referer, stringa UserAgent)
• nome del file selezionato e quantità di dati trasferiti (URL richiesto inclusa stringa di query, dimensioni in byte)
• notifica se la richiesta è andata a buon fine (codice di stato http)

Fondamento giuridico: art. 6, comma 1, frase 1, lett. e) GDPR in combinato disposto con il § 9a, comma 1 HGB e § 1 eBAnzV in combinato disposto con il § 1, comma 3, URV.

Durata di archiviazione: max. 14 giorni; archiviazione più lunga solo a fini probatori.

7.3. Uso dei cookie

Per l'utilizzo dei contenuti web del Registro delle imprese sono necessari cookie tecnici.

I cookie tecnici hanno le seguenti finalità:

• per riconoscere il vostro browser durante la navigazione tra le varie pagine dei contenuti web del Registro delle imprese con un cosiddetto ID della sessione (impostazione di cookie della sessione);
• per l'autenticazione (impostazione dei cookie di autenticazione). Questi cookie sono inoltre crittografati.

Per i cookie tecnici non è necessario il consenso dell'utente, cfr. § 25 comma 2 n. 2 TDDDG. Senza l'utilizzo di questi cookie tecnicamente necessari non è possibile fornire i servizi del Registro delle imprese.

Nella seguente tabella sono riportati tutti i cookie da noi impostati e la loro finalità:

Fondamento giuridico: art. 6, comma 1, frase 1, lett. e) GDPR in combinato disposto con il § 9a, comma 1 HGB e il § 1 eBAnzV in combinato disposto con il § 1, comma 3, URV.

7.4. Registrazione e identificazione

7.4.1. Ai sensi del § 3 URV avete la possibilità di registrarvi sul nostro sito web e creare così un profilo utente. Al momento della vostra registrazione sul nostro sito web, oltre ai dati che il vostro browser Internet ci trasmette automaticamente, raccogliamo e utilizziamo i seguenti dati, che a seconda dello scopo del trattamento sono contrassegnati come obbligatori o facoltativi:

• data e ora della registrazione
• il vostro nome e cognome o la ragione sociale dell’azienda
• data di nascita
• il vostro indirizzo di e-mail
• il vostro numero di telefono

Fondamento giuridico: art. 6 comma 1 frase 1 lett. e) DSGVO in combinato disposto con il § 9a comma 1 HGB in combinato disposto con il § 1 eBAnzV in combinato disposto con il § 3 comma 1 URV.

7.4.2. Per la registrazione ai fini della trasmissione dei dati ai sensi del § 11 comma 2 frase 1 URV (trasmissione dei dati da parte di soggetti sottoposti all'obbligo di pubblicazione o di terzi incaricati) per le imprese iscritte nel Registro delle imprese o nel registro delle cooperative, oltre alle informazioni di cui al § 3 comma 1 URV, ai sensi del § 3 comma 2 URV sono necessarie anche le seguenti informazioni minime:

• azienda o nome dell'impresa
• tribunale del registro
• tipo di registrazione
• numero di registrazione

Fondamento giuridico: art. 6 comma 1 frase 1 lett. e) DSGVO in combinato disposto con il § 9a comma 1 HGB in combinato disposto con il § 1 eBAnzV in combinato disposto con il § 3 comma 2 URV.

7.4.3. Per la registrazione ai sensi del § 3 comma 2 URV, ai sensi del § 3a URV è inoltre necessaria l'identificazione elettronica dell'utente. L'utente è la persona fisica che effettivamente effettua la trasmissione dei dati ai sensi del § 11 comma 2 URV per conto dei soggetti sottoposti all'obbligo di pubblicazione e divulgazione. La verifica dell'identità viene effettuata sulla base dei mezzi di identificazione di cui al § 3a comma 1 n. 1-3 URV. I dati di identificazione raccolti nell'ambito dell'identificazione vengono trattati esclusivamente per il corretto adempimento dei compiti del Registro delle imprese e vengono cancellati non appena viene meno lo scopo della conservazione e non sussistono obblighi o diritti di conservazione contrari.

A tal fine ci avvaliamo di un fornitore di servizi di identificazione esterno in qualità di responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, che esegue la procedura di identificazione per nostro conto. Nell'ambito dell'identificazione vengono trattati in particolare i documenti di identità (ad es. foto/immagini della persona e immagini/copie del documento di identità).

I dati trattati nella procedura di identificazione vengono conservati per periodi di tempo diversi a seconda del risultato:

• identificazione riuscita: i dati raccolti durante la procedura di identificazione vengono cancellati dal fornitore del servizio di identificazione dopo 90 giorni. Se successivamente ci vengono trasmesse prove di identificazione, le conserviamo per 8 anni in conformità con i requisiti di legge applicabili;
• identificazione non riuscita o interrotta: i dati personali relativi a tentativi di identificazione interrotti o non validi vengono conservati dal fornitore del servizio di identificazione per 7 giorni e successivamente cancellati.

Fondamento giuridico: art. 6 comma 1 frase 1 lett. e) DSGVO in combinato disposto con il § 9a comma 1 HGB in combinato disposto con il § 1 eBAnzV in combinato disposto con i §§ 1 comma 2, 3a URV.

7.4.4. Se l'utente desidera effettuare trasmissioni per conto proprio o come incaricato di terzi, al momento della registrazione deve scegliere un nome utente e una password con cui autenticarsi come utente autorizzato del Registro delle imprese.

8. Chatbot

Per richieste di assistenza vi offriamo la possibilità di ottenere informazioni tramite chatbot sul nostro sito web.

Per l’uso del chatbot non è necessario fornire ulteriori informazioni da parte vostra. Nel caso che dobbiate comunque fornire dati personali, questi ultimi saranno anonimizzati.
Al fine di ottimizzare l'algoritmo che consente al chatbot di classificare autonomamente le richieste in base ai termini chiave contenuti nei vari argomenti, i logfile e le cronologie delle chat vengono conservati in forma anonima per 90 giorni. Precisiamo in particolare che non è necessario che voi forniate dati personali.

Se avete domande relative al vostro account cliente potete contattarci direttamente per telefono o via e-mail, poiché non ci è possibile effettuare un'assegnazione automatica.

Il trattamento dei dati avviene senza l'utilizzo di cookie ("cookieless") sulla base dell'art. 6 comma 1 frase 1 lett. e GDPR in combinato disposto con il § 9a comma 1 HGB e del regolamento sul trasferimento della gestione del Registro delle imprese. È necessario per l'esecuzione di un compito di interesse pubblico.

9. I vostri diritti in base al GDPR

9.1. Avete i seguenti diritti:

• Art. 13, 14 DSGVO – Diritti d'informazione
• Art. 15 DSGVO – Informazioni
• Art. 16 DSGVO – Rettifica
• Art. 17 DSGVO – Cancellazione
• Art. 18 DSGVO – Limitazione del trattamento
• Art. 20 DSGVO – Trasferibilità dei dati
• Art. 21 DSGVO – Opposizione
• Art. 22 DSGVO – Nessuna decisione esclusivamente automatizzata
• Art. 77 DSGVO – Diritto di ricorso presso un'autorità di vigilanza

È possibile revocare il proprio consenso in qualsiasi momento con effetto per il futuro.

Contatto per la tutela dei diritti: dsb@bundesanzeiger.de

Nota: Ci impegniamo a proteggere i vostri dati personali adottando tutte le misure tecniche e organizzative possibili affinché non siano accessibili a terzi. Non possiamo garantire la completa sicurezza dei dati in caso di comunicazione via e-mail, pertanto vi consigliamo di inviare le informazioni riservate per posta.

9.2. Autorità di vigilanza

Die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI) (Commissaria federale per la protezione dei dati e la libertà di informazione)
Graurheindorfer Straße 153, 53117 Bonn (Germania)
Telefono: +49 (0)228-997799-0

E-mail: poststelle@bfdi.bund.de

10. Trattamento automatico

Non vi è alcun processo decisionale automatizzato né profilazione ai sensi dell'art. 22 GDPR.

11. Responsabile della tutela dei dati

La nostra responsabile della tutela dei dati è raggiungibile al seguente recapito:

Datenschutzbeauftragte der Bundesanzeiger Verlag GmbH
c/o Bundesanzeiger Verlag GmbH
Amsterdamer Str. 192
50735 Köln (Germania)

E-Mail: dsb@bundesanzeiger.de

12. Ambito di validità

La presente informativa sulla privacy si applica al dominio www.unternehmensregister.de.